Så langt det går ut i den digitale epoken, er det ingen som deler allestedsnærværende god, gammeldags e-post. Alle deltar i e-post. I følge data samlet inn av The Radicati Group, et teknisk sentralt markedsundersøkelsesfirma, avfyrer vi samlet nesten 270 milliarder e-poster per dag . Å skrive e-post er en så fast kablet, bakt del av hverdagen at det, som å gå og snakke og puste, bør være en annen natur for alle nå. Det er med andre ord ingen unnskyldning for å utarbeide en e-post feil.
Og likevel er mange e-postmeldinger fulle av feil. (Jeg ville satse på at av disse 270 milliardene, faller solide 260 milliarder i denne kategorien.) Saktmodige emnelinjer, uhøytidelige hilsener, dårlig anbefalte skriftvalg - åh, og ikke engang komme meg i gang med dobbeltområdet ( eller den doble bindestrek). Ja, det er mange ting du kan skru opp i e-postprosessen. Her vil du finne de hyppigste lovbrytere - og lære hvordan du fikser dem også. Der det ikke var noen unnskyldning før, er det egentlig ingen unnskyldning nå. Og for mer fantastiske råd i kontorlivet, lær de 25 Genius Ways to Conquer Office Burnout.
1 Du melder deg av med alt annet enn "best."
Shutterstock
Vennlig hilsen . Takk . Alt mitt beste . Eller rett og slett ingenting. Det er utallige avmeldinger via e-post å velge mellom. Men ved å bruke mange av de vanlige, som de fire, risikerer du å bli av henholdsvis for formell, for kald, for faux oppriktig eller for reservert (henholdsvis). Spill det trygt ved å holde deg til det tidstestede Best . I følge Patricia Napier-Fitzpatrick fungerer det for enhver situasjon, og lander midt i sentrum av det formelt-uformelle Venn-diagrammet. Kort sagt, det er det beste alternativet.
2 Du bruker fremmede ord i kjeder.
Når en samtale er i gang, er det ikke behov for hei eller kjære eller takk eller beste . (Tvilsomt hvis du jobber på et nært sammensveiset kontor, der samtalen er mer enn bare en vannkjøler nødvendighet.) Hilsener og verdsettelser bare rot e-posten din og avbryter strømmen av samtalen. Start hver kjede med dem, helt sikkert, men grøft dem så snart du kan.
3 Du går over ordtelling.
Shutterstock
I følge en studie av 40 millioner forretnings-e-postmeldinger, utført av folkene på Boomerang, produktivitetsappen, er det en perfekt lengde til salgs e-postmeldinger. For maksimal effekt, sørg for at e-posten din ikke er kortere enn 50 ord og ikke lenger enn 125. (Ja, det inkluderer de fire til seks ordene du bruker til hei og farvel .) Og for flere måter å mestre kunsten å elektronisk meldinger, lær de 17 Genius e-posthakkene som vil forbedre livet ditt.
4 Du har dobbelt mellomrom.
Shutterstock
Hvis du vil eldes med en gang, legger du to mellomrom på slutten av hver setning. Dobbeltrommet - en praksis du bare ser i disse dager i e-post fra advokater, leger og besteforeldre - oppsto som et settingsmandat på 1800-tallet. Tilbake i disse dager kan blekk flekker, og perioder kan ikke komme til det endelige utskriften. Den ekstra plassen fungerte som en pute av klarhet, så å si, for å sikre at en leser med sikkerhet visste at en setning var over.
En digital-funksjonell æra har ikke noe behov for dobbeltområdet overhodet. Faktisk faset forlag, aviser og magasiner ut praksis med dobbelt avstand tilbake på 1940-tallet , etter ankomsten av IBMs Executive, en toppmaskin skrivemaskin. Folkens, det er 2018. Du burde avstand fra setningene dine. Dette.
Ikke. Som. Dette.
5 Du dobbelt bindestrek.
Shutterstock
Em-dashen (en av disse: -) er tingen du prøver å lage. Trykk på skift-, alt- og bindestrek- tastene (denne: -) samtidig.
6 Du bruker feil mobilsignatur.
Sikkert at du har sett noen krypende verdige e-signaturer, de fleste har en tendens til å komme fra det alltid arbeidsende publikum. ("Sendt fra mobil. Tilgi eventuelle tpyoer, " er en klassiker.) Ikke gjør de samme fallgruvene. Hvis du skyter av en e-post fra veien, bare si det - bokstavelig talt. I følge Ben Dattner, en utøvende trener, er den beste mobile e-signaturen du kan ha så enkel som: "Sendt fra veien." Det er tydelig, effektivt, og til og med kommer den ekstra bonusen å fremkalle en luft av Kerouac-lignende nonchalance.
7 Du kopierer inn feil.
Shutterstock
Hvis du kopierer tekst fra en ekstern kilde - et Word-dokument eller et Excel-regneark, si - vil du fjerne eventuell formatering før du trykker på send . Ellers vises teksten din i mottakerens innboks, alt sammen virvlet. For å fjerne formatering, hvis du er en av milliardene av Gmail-brukere, markerer du teksten du trenger skrubbet og trykker på den lille "TX" -boksen. Du finner det helt til høyre for verktøylinjen for formateringsalternativer. (Det er knappen som ser slik ut: A. )
8 Du skriver definitivt feil på OOO-meldinger.
Som Jane Scudder, professor ved handelshøyskolen Loyala University Chicago, råder, er det ett og bare ett format å følge når du utarbeider en utenforstående melding:
Takk for eposten din. Jeg er OOO fra tirsdag 12. juni til fredag 15. juni uten tilgang til e-post. Hvis dette haster, kan du kontakte kl. Ellers vil jeg svare på alle meldinger når jeg kommer tilbake .
For detaljer på nitpick-nivå, for eksempel om du vil avslutte meldingen på den siste dagen ut eller den første dagen tilbake - eller om du vil inkludere et telefonnummer som ikke - bare ta en titt på vår ærlig for omfattende guide om saken.
9 Du skru fast vedlegg.
Shutterstock
Du må aldri dra og slippe bilagsvedlegg til en e-post. Under prosessen kan du ha bildets dimensjoner eller filstørrelse, noe som betyr at mottakeren din kan motta en versjon (stygg og pixelert) versjon av bildet med lavere oppløsning. Rett deg isteden til bindersikonet i e-posten din, og finn og last opp filen på den måten.
10 Du hyperkobler ikke.
Det er stygt, tungvint og fremfor alt lett å fikse URL-er tilfeldig inn i en e-postadresse. Bare merk teksten du ønsker hyperkoblet, trykk kommando-K, og lim inn URL-en i feltet som dukker opp. Deretter vil teksten din se slik ut.
11 Du bruker for mange perioder.
Språk utvikler seg over tid - men jeg refererer ikke bare til ord med kvikksølvbetydning, eller forbigående setninger som har gått tapt i historien. Tegnsetting endres også. Ta for eksempel perioden. I århundrer betydde det at en setning er over, og ingenting annet. Den var fullstendig blottet for noe stoff eller følelser utover det.
Men i disse dager, som forskere ved både Binghamton og Rutgers Universiteter har bemerket, kan det å avslutte en setning i en periode komme av som, i beste fall, kaste eller i verste fall sint. (Selv om du ikke trenger vitenskap for å fortelle deg at hver "Det er bra." Eller "Nei." Du mottar, føles som en glede.) Så med mindre det er en formell e-post, må du minimere tidsbruken. Bruk mindre hard tegnsetting - em-bindestreker, ellipser, komma, tykktarm og semikolon - for å strenge tankene dine sammen.
12 Du gjør alle emner feil.
Shutterstock
De fleste e-postboksene på skrivebordet kutter visning av emnelinjen med 60 tegn. På smarttelefoner er imidlertid skjermen avbrutt med et tegn som er helt ned til 25, avhengig av enheten. (Større skjermer, som på iPhone 8 Plus, vil vise opptil 30 tegn.) For å sikre at hele emnelinjen blir lest, hold ting korte og søte. Oh, og ikke glem å fylle det ut. Få ting er mer forsiktige enn å motta en "(ingen emne)" e-post fra en fremmed.
13 Du bruker feil skrift.
Shutterstock
Helvetica er banal. Times New Roman er hovmodig. Comic Sans er….just, nei. Hold fast ved det grunnleggende: Sans Serif. Det er urolig og lett å lese. I tillegg gjengis skriften i hver nettleser, så meldingen din vil bli levert som tiltenkt, med all fontstylisering intakt (kursiv, fet, understrek - den slags) til mottakeren.
14 Du skyver alt inn i ett avsnitt.
Shutterstock
Å klumpe sammen all teksten din er skjemmende, og avhengig av hvor mye du sier, uorganisert - i forvirrende grad. Følg denne regelen: hvert ledd skal ha ett poeng, og hvert punkt fortjener sitt eget avsnitt (selv om det bare er en setning). Bryt opp teksten din tilsvarende.
15 Du lager skrivefeil.
Du er bedre enn det.
Ari Notis Ari er seniorredaktør, spesialisert på nyheter og kultur.