I følge en studie fra Workfront, en skybasert lederleverandør, har den gjennomsnittlige amerikanske ansatte 199 uleste eller uåpnede e-poster i innboksen til enhver tid. Hvis det tallet høres høyt ut, heldig deg, og hvis det høres lite ut, kan det være på tide å gi kommunikasjonsstilen din en grundig overhaling. Enda viktigere er det at det ikke trenger å være slik. Selv om e-post nå har blitt synonymt med noe som er overveldende, tidkrevende og kjedelig, er det ikke for sent for det å etterleve fakturering som et raskt, enkelt og smertefritt middel til å kommunisere med hverandre.
Nøkkelen til å administrere innboksen din - sammen med årvåkenhet - er å kjenne til triksene i handelen. Faktum er at det finnes et helt sett med verktøy av alle slag som har blitt utviklet gjennom årene av likesinnede e-postlidende som bare prøver å kjempe seg ut fra under den uleste posten deres. Men før du kan benytte deg av disse triksene - å bli et svart belte i innboksen - må du lære hva de er. Så uten videre har vi avrundet 17 av de mest kjedelige, uten tull og veldig nødvendige triks for å hjelpe til med å takle vilt i innboksen din en gang for alle.
1 Spill e-post-spillet.
Shutterstock
E-post-spillet er et online spill som - etter å ha blitt logget på e-postkontoen - gjør det mulig å administrere innboksen din. Den blar i hovedsak gjennom e-postene dine, og ber deg om å ta grep for hver og en når et tidklikker klikker, og holder poeng basert på hvor mange e-postmeldinger du svarer på umiddelbart versus å fjerne for senere. Selv om spillet kan settes på pause og la deg komme til e-postene dine på en mer rolig måte, er det en flott måte å sette litt spenning - og konkurranse - i en ellers tørr oppgave.
2 Strømlinje med Sortd.
Shutterstock
Har du noen gang ønsket at e-postkontoen din var bare smartere? Vel, Sortd er sånn. I tillegg til å plassere e-postkontoer på en mer øyevennlig webside, inneholder den også funksjoner som hjelper deg å holde deg oppdatert på arbeidsmengden. Disse inkluderer påminnelser, widgeter som hjelper til med å strømlinjeforme oppgavelisten din, og til og med en sporingsfunksjon som lar deg se når meldingene dine er åpnet. Det lar deg også dele enkelt i en gruppe, noe som gjør teamprosjekter mer flytende.
3 Integrer e-postadressene dine.
Shutterstock
Har du noen gang ønsket å diversifisere e-postkontoer - for eksempel lage en sosial, en virksomhet og en personlig konto - men bekymre deg for at dette vil gjøre skiftet mellom dem enda en frustrerende oppgave å takle? Du er ikke alene. Heldigvis, Shift, et gratis nedlastbart program, lar deg integrere alle e-postadressene dine i ett elegant, lett-på-øynene-vindu, noe som gjør veksling mellom dem like enkelt som et klikk på styreflaten. Som en bonus integrerer den også søkefunksjonaliteten, noe som betyr at du kan se gjennom hele kommunikasjonsområdet på en gang - spesielt nyttig for kommunikasjonen som ligger på grensen til forretningsmessig og personlig.
4 Grøft avmeldingen.
Shutterstock
I de første dagene av e-posten ble skjemaet behandlet som et fysisk brev, og inkluderte en hilsen, en melding og et skilt av. Imidlertid, nå som alle har blitt oversvømmet med e-post på en måte som helt sikkert ikke ville være mulig med fysisk post, har reglene endret seg.
For en er det ikke lenger nødvendig med en avmelding. De kan fremdeles brukes til mer formell kommunikasjon, og når du introduserer deg, men ellers er det ikke nødvendig å ta seg tid til å bestemme seg mellom "Beste" og "Hjertelig." For å si det enkelt - vi er forbi det.
5 Sorter meldingene dine etter prioritet.
Shutterstock
SaneBox er et annet stykke nyttig programvare som, selv om den ikke er gratis (planene starter på 59 dollar for året), kanskje bare er verdt det. Den lar deg i hovedsak sortere e-postmeldinger basert på deres presserende hastighet, inkludert "nå", "senere", og for de merknadene som aldri trenger å se dagens lys, "svart hull".
6 Implementere OHIO-metoden.
7 Hold det kortfattet.
Vil du få e-postene dine raskere? Forsøk å begrense deg til et fast antall ord som svar. Selv om dette kan føles skurrende med det første, jo færre ord du bruker i kommunikasjonen, jo mer tid har du på hendene. Ikke la deg impulsen til å kaste inn sikringsord som "kanskje" og "tror jeg" for å myke opp det som kan virke som kortspråk i begynnelsen - hvis du gjør det kan du virke mindre autoritativ.
8 Lagre meldingsmaler.
9 Tøm søppelet ditt på slutten av hver dag.
Shutterstock
Å tømme søpla kan være stressende - når alt kommer til alt, når det er borte, er det borte for godt. Hvis en e-postmelding virkelig haster, og du tilfeldigvis søppel den, må du ikke gjøre noen feil: personen som prøver å komme i kontakt vil sende den igjen.
Enda bedre, å tømme søpla på slutten av dagen hjelper deg å sikre at e-posten din er fin og tom når du sjekker den om morgenen, og kan kutte ned den frykten du føler når du åpner innboksen på begynnelsen av dagen.
10 Bruk en indikator for sluttmelding.
Å sette EOM på slutten av en emnelinje - "slutten av meldingen" - forteller personen at meldingen ikke trenger å åpnes: nødvendig informasjon er allerede formidlet. Det er en flott tidsbesparelse når en e-post bare brukes som en påminnelse. Bruk den, og oppmuntre andre til det også. Å slippe å åpne en e-post kan ikke virke som en enorm tidsbesparende, men den legger opp.
11 Slett meldinger du ikke vil lese først.
Før du åpner noe, må du slette e-postmeldinger som åpenbart ikke er verdt tiden din. Og med tanke på at opptil 45 prosent av alle e-postmeldinger er spam, men ikke nødvendigvis kommer til spam-mappen, er det absolutt verdt å grøfte noe av det rotet. Ved å tømme litt av børsten, får du resten av e-postoppgavene dine til å føle deg litt mindre stressende. Og når det gjelder stress, reduserer du hver bit du reduserer.
12 Lag filmapper som passer.
Shutterstock
De fleste e-postadresser er forhåndsinstallert med noen få mapper - innboks, søppel, arkiverte, osv. - og noen ganger til og med noen få spesialiteter, som reiser, personlig eller forretning. Selv om dette er et flott sted å starte når det kommer til e-postorganisasjon, bør de ikke være de eneste du stoler på for å holde meldingene dine organisert. Selv om du fremdeles kan bruke de eksisterende mappene, må du huske å legge til dine egne for å effektivisere søket. Lag mapper for personlig kommunikasjon, PR-kontakter eller til og med meldinger fra barneskolen, og du kan beholde den viktige informasjonen de inneholder uten å forlate disse meldingene for å tette innboksen.
13 Angi påminnelser.
Shutterstock
Boomerang er en annen nedlastbar app som kan effektivisere den fastlåste innboksen på kort tid. Opprinnelig kjent som Baydin, er det nye navnet mer passende for funksjonen: tillater brukere å kaste e-poster utenfor synet, bare for å få dem tilbake når du trenger dem. Gratisappen vil sende meldinger på dine vegne til angitte datoer - si for ukentlige påminnelser eller månedlige regninger - og kan fjerne meldinger fra innboksen din til de trenger å bli behandlet. I tillegg kan den minne deg om å følge opp meldinger du allerede har sendt.
14 Bruk tilpassede snarveier og hermetiske svar.
Shutterstock
Det er ikke noe som benekter at hermetiske svar kan høres robot ut. En hermetisk respons som er personlig, kan imidlertid være et tidsbesparende verktøy som ikke ofrer din personlighet. Se på tidligere kommunikasjoner for å se hvilke setninger du bruker mest, og lag et dokument av dem for å spare deg tid. For Gmail-brukere er faktisk denne funksjonaliteten innebygd - e-postprogrammet kan huske setningene du bruker hyppigst i meldingene dine, og lar deg sette dem inn bare ved å trykke på Tab-tasten.
15 Slett etter videresending.
Shutterstock
Noen ganger får vi sendt e-postmeldinger som egentlig ikke bør adresseres til oss i utgangspunktet. Kanskje er det for noen andre i selskapet, eller romkameraten som betaler strømregningene. Uansett må den være foran en annens øyeboller, ikke vår. I stedet for bare å videresende og glemme, slett imidlertid hele kjeden etter å ha gitt med deg relevant informasjon. Det er ikke din virksomhet, så hvorfor skal den ta plass i innboksen?
16 Benytt deg av arkivfunksjonen.
Shutterstock
Hvis e-posten din allerede er veid ned med overflødige meldinger, er et godt første skritt å ta steget og bare slette alt. Det meste av det vil du sannsynligvis aldri takle på dette tidspunktet, og personen som ventet på svar har sannsynligvis glemt. Hvis du ikke helt kan ta deg selv til å gjøre et trekk, arkivere det - det er bedre enn ingenting, og vil få deg et skritt nærmere den mytiske "innboksen null."
17 Avslutt abonnement på tingene du ikke leser.
Shutterstock
Abonner på et nyhetsbrev - eller annen vanlig e-postblåsing - bare for å bli forelsket i det, men likevel fortsette å motta meldinger som gjør lite mer enn å flyte i bunnen av innboksen? Har du noen gang gjort det 10, 20 eller, jeg vet ikke, 200 ganger? I så fall er du i godt selskap. Kanskje det er grunnen til at gratisappen, Unroll.me, har fanget et slikt fotfeste på markedet. Etter nedlasting samler Unroll.mes algoritme alle e-postabonnementene dine, slik at det er enkelt å sortere og / eller avslutte abonnementet. I tillegg tilbyr "Samlingen" -funksjonen et kjekk format for å lese viktige nyhetsbrev du liker. Det er ubundet også: tjenesten er tilgjengelig på alle enheter.
For å oppdage flere fantastiske hemmeligheter om å leve ditt beste liv, klikk her for å følge oss på Instagram!
