Seks-punkts-tre. Det er hvor mange timer, ifølge en fersk undersøkelse bestilt av teknologigiganten Adobe, at amerikanere i gjennomsnitt bruker på å svare på e-post hver eneste dag. Sagt på en annen måte: Du bruker en hel tredjedel av det våkne livet ditt som er limt til innboksen din, og svarer på meldingstråder som ærlig talt kunne bli sluppet ut over en fem-minutters IRL-chat. Noe må gi etter.
Heldigvis er det i mange tilfeller like enkelt å få det å gi noe å gi en knapp. Ved å implementere en rekke prøvde og sanne taktikker, kan du redusere timene du har brukt på e-post til ingenting. Bare tenk: hvor mye tid ville du spart hvis du aldri måtte laste ned et vedlegg manuelt igjen? Eller hva hvis du kunne trekke en raskt sendt e-post tilbake fra eteren og sparer deg for tiden (og få panikk!) Til å utarbeide en "Jeg er så lei meg, jeg mente ikke å sende den" e-post?
Ja, alt dette Internett-jujitsu er mulig. Vi har samlet de 17 beste tidsbesparende, livforbedrende og effektiviserende e-posthackene nedenfor. Så les videre, fordi den skjebne innboksen null venter. Og for flere måter å få mest mulig ut av 6, 3 timene dine, ikke gå glipp av 15 kaldt åpne forretnings-e-poster som skiller deg ut.
1 Avslutt massivt.
Shutterstock
Det er en god innsats at innboksen din er så uoversiktlig som en eldre sovesal under finaler. Det er en god innsats at det meste av det rotet skyldes daglige eller ukentlige e-postmeldinger fra forhandlere, organisasjoner og andre nyhetsbrev du kanskje har registrert deg i løpet av årene. Ved å bruke Unroll.me, kan du spore opp alle listene du måtte være på - og melde deg ut av alt du ikke lenger ønsker å motta informasjon fra. Faktisk kunne en av Best Life- redaktørene bruke Unroll.me til å kartlegge hele 135 abonnement. Hvor mange vil du dukke opp? Og hvor mange kunne du klare deg uten?
2 Slå på tastatursnarveier.
Shutterstock
Vi kjenner alle de grunnleggende hurtigtastene. (Kommando- A : velg alle. Kommando- C : kopi. Kommando- P : lim inn osv.) Men Gmail-brukere har muligheten til å slå på et avansert sett med snarveier. Gå først til innstillinger. Klikk på fanen Generelt. Omtrent midtveis ser du et tastatursnarvei- alternativ som er slått av som standard. Slå på den, så får du tilgang til disse enkle tastetrykkene:
- C : start en ny melding
- Shift- C : start en ny melding i et nytt vindu
- D : start en ny melding i en ny fane
- F : videresende en melding
- #: slett en melding
- Shift- I : merk en melding som lest
- Shift- U : merk en melding som ulest
- Kommando- S : lagre en melding
3 Og automatiser dem.
Shutterstock
Hvis du har problemer med å huske dette kompendiet med tastatursnarveier, vil Keyrocket, et Google Chrome-programtillegg, minne deg om det mens du skriver. (Selvfølgelig ikke-invasivt.) Og for flere måter å bli en produktivitetsmaskin, lær de 15 måtene å doble produktiviteten på halve tiden.
4 Bruk hashtags.
Ja, virkelig, det organisatoriske verktøyet for sosiale medier fungerer også for e-post. Kast inn en hashtag eller to på slutten av signaturen din - den delen av e-postmeldingen som vanligvis er klippet av, slik at mottakerne ikke får se eller bedømme "#workhardplayhard" -koden din - for enkelt å søke. Bare skriv inn hashtaggen i søkefeltet øverst i innboksen, så vil du få opp hver e-post som er kodet med den.
5 Aktiver alternativet "send".
Shutterstock
Vi har alle vært der: du utarbeider en e-post, sender den inn i eteren og innser umiddelbart, å nei, den meldingen var ikke klar til å sendes. Det viser seg at du kan bringe meldingene dine tilbake fra randen ved å installere en nyttig forsinkelse. På Gmail, for eksempel, gå under innstillinger, deretter generelle. Du finner angre-knappen som det femte alternativet. Slå den på. Du kan velge fra en rullegardinmeny med intervaller på 10 sekunder; de vil diktere hvor mye tid du har før meldingen din sendes for godt.
6 Sett den funksjonen til 10 sekunder.
Shutterstock
Et tips: hvis du bruker e-post som en de facto direktemeldingstjeneste, anbefaler vi å angre angre-knappen til 10 sekunder. På den måten blir ikke svarene sendt med en halv minutters forsinkelse. Nei, 30 sekunder høres ikke ut som mye, men la oss si det på denne måten: Hvis den valgte IM-tjenesten din (Slack, GChat, Facebook Messenger - hva som helst!) Holdt alle utgående meldinger så lenge, ville kontaktene dine raskt blitt anstrengte.
7 Eller bare fyll ut "til" -feltet sist.
Shutterstock
Det er en god vane å adoptere, folkens. (Se de to foregående lysbildene.)
8 Bruk dette skiltet av.
"For en e-postmelding som begynner med en hilsen på" hei "eller" hei ", vil en avslutning som" best "være konsekvent, " sier Patricia Napier-Fitzpatrick, grunnlegger og president for The Etikette School of New York. "'Det beste', selv om det er for mye, er en av de sikreste stengingene generelt, fordi det er inoffensivt og universelt passende." Det er riktig: Til tross for det florerende overforbruket, er "Best" den beste måten å signere e-postene på.
9 Og denne e-postsignaturen.
Når du i det minste er på vei, vil du glemme irriterende, kuttete setninger ("Tilgi eventuelle skrivefeil." "Sendt fra min 1, 21 gigawatt-prosessor." "Sendt fra min iPhone - ta hensyn til miljøet før du skriver ut. ") i stedet for noe enkelt, elegant, rett på sak:" Sendt fra veien. " I følge Ben Dattner, en utøvende trener, sjekker den alle disse boksene samtidig som den fremkaller en Kerouac-esque vibe. Lite rart at det er den ene e-posttelefonunderskriften alle bør ha.
10 Og denne utenforstående meldingen.
I følge Jane Scudder, professor ved handelshøyskolen Loyala University Chicago, når du fyller ut en melding uten kontorer, er dette formatet du bør hogge til:
Takk for eposten din. Jeg er OOO fra tirsdag 12. juni til fredag 15. juni uten tilgang til e-post. Hvis dette haster, kan du kontakte kl. Ellers vil jeg svare på alle meldinger når jeg kommer tilbake .
For detaljer på nitpick-nivå, for eksempel om du vil avslutte meldingen på den siste dagen ut eller den første dagen tilbake - eller om du vil inkludere et telefonnummer som ikke - bare ta en titt på vår ærlig for omfattende guide om saken.
11 Endre skjermdensiteten.
Gmail-brukere kan velge mellom tre forskjellige visningstettheter for innboksen: behagelig, koselig og kompakt. Skjermtettheten påvirker ikke mer enn hvor mye hvit plass det er mellom hver melding på innboksen. Det er lite mer enn et spørsmål om preferanser, men tenk på det termer, vel, et semesteroppgave. Komfortabel er som dobbeltforet avstand, der koselig er ensidig avstand, og kompakt tilsvarer halvforet avstand.
12 Ikke glem å arkivere.
Shutterstock
Du kan eliminere e-postmeldinger fra innboksen din uten å måtte rense dem helt fra eksistensen via søppelmappen. Ved å "arkivere" individuelle meldinger, blir de øyeblikkelig skjult for innboksen din og alle mappene dine. Men du kan fortsatt spore dem opp, om nødvendig, via søkefunksjonen. På Gmail kan du øyeblikkelig arkivere meldinger etter å ha åpnet dem ved å klikke på den lille "x" som vises ved siden av emnelinjen.
13 Følg to-minutters regelen.
Shutterstock
To-minutters regelen er vunnet av produktivitetseksperter på alle striper, og er en sikker måte å takle e-postrelatert stress på. Slik fungerer det: Hvis du kan svare på og glemme en e-post på to minutter eller mindre, må du takle den med en gang. Hvis ikke, kast den til side for senere.
14 Batch dine e-post svar.
For å kutte ned tiden du bruker limt på skjermen fanget opp i tankevekkende frem og tilbake-utvekslinger, utpeker tider på dagen som "svar på e-post" -perioder. (Kanskje det er en time om morgenen og 90 minutter på ettermiddagen. Kanskje det er tre timer etter lunsj. Hva som fungerer for deg!) Så svar bare på e-post i løpet av disse tidsrammer - og aldri utenfor dem.
15 Sett inn e-postene på 140 tegn.
Ja, akkurat som en Tweet (eller i det minste en Tweet før revolusjonen 280). Som Andrew Torba, administrerende direktør for Gab, det sosiale nettverket, rådet i et medium innlegg, er det best å holde e-postene dine så korte som mulig. "Jeg vil gjerne hjelpe deg med å løse problem X. Jeg foreslår at Y og Z koblet oss opp. Står du fri til å chatte?" Det er ikke behov for blomsterhilsener overhodet.
16 Angi vedlegg for automatisk nedlasting.
Shutterstock
Hvis This, Then That (IFTTT), en e-postoptimaliserende app, kan hjelpe deg med å angi spesifikt "språk", så å si, som vil kutte ut en haug med mellommann-slagord. For eksempel: hvis en innkommende e-post har et vedlegg, vil IFTTT automatisk laste den ned til Google Drive.
17 Ikke svar på e-post etter timer.
Det er ingen hemmelighet at amerikanerne er overarbeidet - og som Adobe-studien avslørte, kommer mye av det overarbeidet fra hyppig e-post. Det er grunnen til at tidligere i år innførte byrådets medlemmer i New York en lovforslag som ville gjøre det ulovlig for selskaper å kreve at ansatte sjekker e-post etter timer. (Det er inspirert av en gjeldende lov om bøker i Frankrike, der selskaper med staber over 50 år må stille strenge retningslinjer for ettertidsarbeid, ellers får de økonomiske straffer.)
Ari Notis Ari er seniorredaktør, spesialisert på nyheter og kultur.