Når det gjelder e-post, kan du tro at du vet alt det er å vite. Tross alt sender og mottar de fleste av oss i gjennomsnitt 121 e-poster per dag , ifølge det teknologiske markedsundersøkelsesfirmaet Radicati Group. Men selv om du sannsynligvis bruker en betydelig del av hver dag på slitasje i innboksen, kan du likevel sannsynligvis lære en ting eller to. Egentlig er det massevis av regler for e-postetiketter som regelmessig unngår deg og mange andre mennesker i kontaktlisten din. Vil du være sikker på at du blir elektronisk høflig? Her er de 17 gyldne reglene for e-post du sannsynligvis ikke kjente, men trenger å vite.
1 Svar i det øyeblikket du får en e-post, selv om du trenger mer tid.
Shutterstock
Ingen setter pris på å motta svar på en e-post uker etter at de sendte den. Faktisk avslørte en undersøkelse fra 2018 utført av konsulentfirmaet Toister Performance Solutions at 41 prosent av menneskene forventet et svar på e-post fra kollegene på under en time. (Begynn med å utarbeide unnskyldningsnotater til regnskapsavdelingen nå!)
Noen e-postsvar ber selvfølgelig om å tygge over tankene dine, og utarbeide en målte meldinger. I disse tilfellene er løsningen enkel: Svar i løpet av få minutter for å gi avsenderen beskjed om at du mottok meldingen, men trenger litt mer tid på å ordne opp. På den måten vet de at du har tatt e-posten deres i betraktning og ikke bare ignorerer dem.
2 Bruk "Svar alle" med forsiktighet.
Shutterstock
Det er en avgjørende forskjell mellom alternativene "Svar" og "Svar alle". Og likevel er det mange e-postbrukere som dessverre ikke er klar over. I tilfelle du er en av dem, må du vite at når du velger sistnevnte, mottar hver mottaker som hadde CC på den opprinnelige meldingen svaret ditt - og oftere trenger du ikke oversvømme alles innbokser.
Disse unødvendige massemeldingene er en slik svøpe, det er et kalt ord for å beskrive dem: "Svar Allpocalypse." Så neste gang du svarer på en masse e-post, kan du vurdere hvem som virkelig trenger å lese svaret ditt: hele selskapet eller bare den opprinnelige avsenderen?
3 Hvis du vil ha svar fra noen, ikke CC dem.
Shutterstock / Jacob Lund
Når du sender noen på en e-post - noe som betyr at du "karbonkopierer" dem - indikerer det vanligvis at du ønsker å holde dem fast i samtalen, men ikke nødvendigvis leter etter et svar fra dem. Og som opplæringsproff Dannielle Walz advarer, kan misbruk av CC-alternativet føre til kommunikasjonsproblemer.
"Ved å CC-inn kollegaene dine i mange e-poster, kan de begynne å slutte å se e-postene dine som viktige og plassere dem direkte i en 'referansemappe' eller 'lese senere mappe', skrev hun i et LinkedIn-innlegg. "Dette kan føre til at viktig informasjon blir savnet i fremtiden."
Så hvis du forventer svar fra noen, legg e-postadressen deres i "Til" -feltet og bruk "CC" -funksjonen sparsomt.
4 Forstå når og når du ikke skal bruke BCC.
Shutterstock
BCC-feltet er enda mer komplisert, og unngår stadig selv de mest erfarne e-postbrukere. Men la oss bryte det ned: BCC står for "blind carbon copy", så selv om det ligner CC-ing, viser BCC-ing ikke den personen sin e-post til andre mottakere, noe som betyr at ingen andre i kjeden vil se at du inkludert dem.
Så når er det greit å bruke BCC? Hillel Fuld i Inc. magasinet sier at det er strengt tatt for masse e-post eller når noen introduserer deg via e-post til noen andre.
"I alle andre tilfeller, når du e-post noen og BCC noen andre, blir du uærlig - liker det eller ikke, " bemerker Fuld. "Du sender e-post til Person X, og uten at de vet det, lar Person Y avlyse samtalen din. Person X har ingen anelse om at noen andre leser denne e-posten, når du i virkeligheten sendte den i hemmelighet til noen andre også."
5 Bruk utropstegn sparsomt.
Shutterstock
Det er lett å kaste et utropstegn i e-postene dine hit og dit, men prøv å ikke gjøre det til en vane. Mens de historisk sett er brukt til å indikere spenning, kan utropstegn i en e-post lett forveksles med fonetisk eller passiv aggressivitet.
"Bruk av unødvendig utropstegn i e-post kan lett ødelegge den underliggende betydningen av teksten din, " forklarer Anna Verasai på HR Digest . "Bruk den bare når du trenger å understreke noe som er viktig. Tenk på hvordan leseren din kan tolke meldingen når de leser den."
6 Vær forsiktig med bruk av humor.
Shutterstock
Alle elsker en god vits innimellom, men fordi tone kan misforstå når de ikke tilsvarer personlig, er det best å la vitsene være utenfor e-postene dine. "Reserver humor for en telefon eller personlig", skrev professor i virksomhetsskriving, David Silverman, i Harvard Business Review . "På den måten, når det er bedøvet stillhet i den andre enden av linjen eller på andre siden av konferansebordet, kunne jeg si: 'Jeg tror du kanskje ikke skjønner hvor morsomt jeg anser meg selv for å være, og gitt det, jeg tror jeg vil stoppe nå. '"
Men alvorlig: En sentral studie fra 2005 publisert i Journal of Personality and Social Psychology avslørte at mens avsendere spådde at mottakerne nøyaktig kunne tyde tonen 80 prosent av tiden, var mottakerne faktisk bare i stand til å lese nøyaktig tone 56 prosent av tid.
7 Hopp over slangen.
Shutterstock
Med økningen av direktemeldinger har forkortede former for det engelske språket blitt mer utbredt - som "u" for "deg" eller "vil" i stedet for "vil." Men, akkurat som humor ikke ofte holder seg når det kommer til e-post, så er slang en lignende no-go. Ifølge en OnePoll-undersøkelse, mente 37 prosent av mennesker at slangbruk på arbeidsplassen var uakseptabel, og 55 prosent sa hopp over "lol" når det kommer til e-post til sjefen din.
8 Vær oppmerksom på emnelinjen.
Shutterstock
Emnelinjer er enkle, men nødvendige. Og siden et flertall av e-postene blir lest på mobile enheter - 55 prosent, ifølge e-postleveringsselskapet Return Path - er det viktig å spikre dem. Korte, konsise og direkte emnelinjer er best. Formålet med e-posten din skal være tydelig angitt, og du bør begrense den til fem ord eller færre, fordi mobile enheter kutter av eventuelle ord etter det.
9 Ta med en signatur.
Shutterstock
Har du noen gang fått en e-post fra noen og lurt på "Hvem kommer dette fra ?" Selv om avsenderens adresse kan gi deg noen ledetråder om hvem de er, er det noen ganger ikke nok. En signatur på slutten av e-posten din kan umiddelbart informere mottakeren om hvem du er, hva du gjør og hvordan de kan kontakte deg videre.
Folkene i det integrerte markedsføringsbyrået Ocreative sier at det å ha en e-postsignaturboks er "som å gi en person et visittkort hver gang du sender en e-post." Hvis du ikke har en ennå, kan du legge til en signatur som inneholder ditt fulle navn, posisjon, telefonnummer, e-post, nettsted og en firmalogo.
10 Husk å KISS (hold det kort og enkelt).
Shutterstock
KISS-metoden er noe de fleste av oss ble lært på barneskolen, men det betyr ikke at den er mindre nødvendig senere i livet. Boomerang, en e-postproduktivitetsapp, undersøkte de viktigste metodene for å få flere e-postsvar. Deres største takeaway? Det er best å skrive som om du er åtte år gammel.
Forskningen deres fant at e-postmeldinger som ble skrevet på et tredje klasses lesenivå, var 36 prosent mer sannsynlig å bli svart på enn de som er skrevet på høyskolenivå.
11 Vær oppmerksom på vedleggene.
Shutterstock
Vedlegg er noen ganger en nødvendig del av e-postprosessen, men du bør vite godt hvordan du bruker dem før du legger ved. I lange e-postkjeder kan de noen ganger gå upåaktet hen eller oversett, og uventede vedlegg har en tendens til å også bli åpnet fordi mottakerne er på vakt for elektroniske virus.
Den beste løsningen er å ringe vedleggene i e-postadressen. Grammatisk sier den beste måten å varsle mottakeren om vedlegg er å inkludere en melding på slutten av e-postmeldingen din som sier noe på linjene til "Jeg har lagt ved" eller "Vennligst se i vedlagte for mer informasjon."
12 Standardiser skriften din.
Shutterstock
Selv om det kan være morsomt å leke med fontstiler og farger, er det ikke noe sted for knallrosa Comic Sans i profesjonelle verdener. Det viser seg at fontbruk er ekstremt viktig når det kommer til digital kommunikasjon, ifølge Colin Wheildon, forfatter av Type & Layout: Kommuniserer du eller bare lager pene former? "Det er mulig å blåse bort tre fjerdedeler av leserne våre bare ved å velge feil type, " sa han til American Writers & Artists.
Så hvilke fonter bør du holde deg til når det kommer til e-post? MageMail anbefaler Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS eller Arial.
13 Korrekturles alt.
Shutterstock
Når du skriver en e-post, er sjansen stor for at du kommer til å gjøre en feil; når alt kommer til alt er du bare menneske. Imidlertid blir feil ofte ikke sett forbi når det gjelder arbeidsmails. I en grammatisk avstemning med nesten 2000 respondenter sa 67 prosent at det ikke var greit å lage skrivefeil i e-post, mens bare 6 prosent mente det var en akseptabel feil.
14 Skriv inn e-postadressen sist.
Shutterstock
Den enkleste måten å forsikre deg om at du ikke sender en e-post før den er klar, eller før den er fjernet av skrivefeil? Vent til alt er i toppform før du skriver inn mottakerens e-postadresse. Som du vet, er det å gjøre e-postfeil noe av det enkleste måter å gjøre feil inntrykk på.
"Det er ikke bare profesjonalitet som er problemet, " sa Karen Kessler, president i Evergreen Partners, til Forbes . "Det som står på spill er ansattes og firmaets eller organisasjonens omdømme. Vi har sett at dårlige e-postvedtak fører til negative konsekvenser for den ansatte - oppsigelse - og for organisasjonen også - rettssaker."
15 Og trippelkontroller mottakerens navn.
Shutterstock
En stor feil du bør unngå er å stave mottakerens navn feil, så sørg for å tredoble-sjekken før du trykker på send. Mange ser på å feilstave et navn som lat og hensynsfull, spesielt når riktig stavemåte er i e-postadressen. Hva bør du gjøre hvis du ved en feiltakelse gjør den feilen? Kathryn Shanley, eier av My Red Pen Editing, sier en øyeblikkelig unnskyldning er nøkkelen til å opprettholde din troverdighet.
16 For profesjonell virksomhet, bruk en profesjonell e-postadresse.
Shutterstock
Mens en personlig e-postadresse er fin å bruke når den tilsvarer venner eller familie, må du holde den utenfor det profesjonelle forretningsområdet. Dette er spesielt viktig i en forbruker-selgers situasjon. En GoDaddy-undersøkelse fra 1.000 amerikanere i 2016 avslørte at 75 prosent mener at det å ha en profesjonell e-post er en viktig faktor for å stole på en online virksomhet, og 33 prosent vil være i tvil om en selgers legitimitet hvis de brukte en personlig e-postadresse.
"Du glemmer aldri et førsteinntrykk, verken i det virkelige liv eller på nettet, " sa GoDaddys hovedproduktleder, Steven Aldrich, i en uttalelse. "Ofte foregår ditt første direkte samspill med en kunde via e-post, og så profesjonell i denne sammenhengen er enormt viktig."
17 Husk at alt kan deles.
Shutterstock
Enten det er ved videresending, BCC eller bare å blinke telefonen i ansiktet til noen, er det viktig å huske at alt du skriver i en e-post kan sees av noen andre enn den tiltenkte mottakeren. Derfor bør all din e-kommunikasjon være profesjonell og risikofri. Tross alt kan e-poster til og med tas til realitetsbehandling i retten, så det er best å aldri sende noe som kan brukes mot deg senere. Og for flere måter å forbedre arbeidslivet ditt, sjekk ut de 25 Genius-triksene for å jobbe smartere og ikke hardere.
For å oppdage flere fantastiske hemmeligheter om å leve ditt beste liv, klikk her for å følge oss på Instagram!
Kali Coleman Kali er assisterende redaktør i Best Life.