Av alle tingene som forårsaker en latterlig mengde stress i livet, er e-post definitivt en biggie. Og med tanke på at en studie fant at 28 prosent av den gjennomsnittlige arbeidsuken brukes til å lese og svare på e-post, er det absolutt noe verdt å prøve å finne ut hvordan du kan få et bedre tak. Enten det er sent på kvelden e-post fra sjefen din som fører deg oppover veggen eller bare den store mengden e-postmeldinger som tetter innboksen din generelt, her er 27 måter du kan begynne å være en stressfri e-postbruker akkurat nå. Og for flere måter å mestre denne kunsten vi alle ser på hver dag, se de 17 Genius e-posthakkene som vil forbedre livet ditt.
1 Avslutt abonnement. Avslutte abonnementet. Avslutte abonnementet.
Shutterstock
Du mottar allerede massevis av e-postmeldinger fra folk du kjenner, så alle e-postmeldinger som kommer fra butikker, publikasjoner på nettet og andre tilfeldige steder bare roter innboksen enda mer. Gå gjennom og melde deg av stedene du ikke bryr deg om. Og hvis det er for mange til å muligens håndtere på egen hånd, kan du bruke en tjeneste som Unroll.me som kan hjelpe deg å kvitte deg med innboksen din med hundrevis av stressende abonnement på få minutter.
2 Hold deg offline når du er på ferie.
Ferie betyr ikke å måtte høre en eneste forespørsel fra din, heller ikke i e-post-form. Så hvorfor sjekker du fremdeles i løpet av fritiden? Det andre du legger ut på turen, slår du på en utenforstående melding for alle som sender noe din vei - og ikke tør å tenke på å sjekke inn. Visst, ledere er ikke akkurat de beste til å gi sine ansatte personlige plass når de er ute, men du har all rett til å glede deg over den vakre e-post- og stressfri. Digital detox, her kommer du. Og for mer fantastiske måter å få mest mulig ut av e-posten din, kan du sjekke ut de 15 måtene du skriver e-poster feil.
3 Gå penn-og-papir.
Shutterstock
Noen ganger betyr det å gå bort fra teknologien og ta tak i god penn og papir når man er en stressfri e-postbruker. I følge undersøkelser fra Harvard Business School, kan det å hjelpe deg å komme gjennom dem mer effektivt komme å notere en "svarliste" over hvilke innkommende e-postmeldinger du trenger å adressere. Når du har laget listen din, kan du svare på det som faktisk må reageres på og glem resten.
4 Bruk Gmail's "Smart Svar" -funksjon.
5 Begrens e-posten din til en enhet.
I disse dager har du tilgang til e-posten din overalt hvor du snur deg: den bærbare datamaskinen, telefonen, nettbrettet og smartklokken din (hvis du vet at du har en av disse). Ja, det er mange varsler. En undersøkelse fra Future Work Center fant at de som mottok e-post på enhetene sine hadde høyere nivåer av stress - det er bare for mye data for en person til å håndtere og fortsatt forbli sant. Prøv i stedet å bare sjekke e-posten din på en enhet, ikke alle. Og for flere måter å mestre denne hverdagskunsten, må du ikke gå glipp av de 15 Cold Open Business E-postene som skiller deg ut.
6 Sjekk bare e-posten din til bestemte tider.
7 Og absolutt ikke sjekk det om morgenen eller om natten.
Shutterstock
Teknologi gjør at folk kan jobbe døgnet rundt hvis de vil: du trenger aldri slå av. Det er definitivt en god ting å holde deler av dagen din e-postfri. I følge folkene på Future Work Center sa deltakerne i undersøkelsen å sjekke meldingene sine om morgenen eller senere om natten, noe som økte stressnivået. Og hvordan kan det ikke? Du ser ting som bare resulterer i mer press fra sjefen din, dine bekjente og alle andre i livet ditt. Ved å slå av, vil du endelig gi deg sjansen til å gjenfinne energi.
8 Fyll ut "til" -feltet sist.
Shutterstock
Hvor mange ganger har du sendt en e-post før du var klar til å sende den? Eller skjønte du at du gjorde en feil etter å ha trykket på den knappen? Som noen kan bevitne, er det ikke en god følelse. Gmail har en "Angre" -funksjon som lar deg på kort tid "sende" e-postmeldinger, men det er en enkel måte å unngå uhell i utgangspunktet. Inntil e-postadressen din er korrekturlest og klar til å gå, må du la feltet "Til" være tomt. Når du deretter er klar til å sende, kan du skrive inn mottakerens navn og få e-posten din ut uten at noe går galt.
9 Ikke la e-posten være åpen hele dagen.
Hvis du er den typen person som alltid har e-posten sin åpen og stadig blir distrahert av mine innkomne meldinger, må du stoppe den vanen med en gang. I følge undersøkelsesdata fra Future Work Center, opplevde de som ser e-posten deres hele dagen mer press fra nevnte e-postmeldinger. Så sjekk innsjekkene til et minimum for å senke stresset.
10 Gå gjennom innboksen i rekkefølge.
Det er vanlig å gå gjennom innboksen din og lete etter de mest prioriterte e-postene du kan svare på først, men ifølge forfatter Brian Christian vil det bare ende opp med å bli et enormt tidskast. I stedet sier han å begynne på toppen, deretter jobbe deg ned, bestemme hva som må besvares og hva som ikke gjør før du kommer deg gjennom.
11 Sett et hardt stopp.
Å si at du ikke vil sjekke e-posten din om natten kan fungere, men vet du hva som fungerer enda bedre? Du kan ikke skanne gjennom innboksen lenger ved å stille inn en faktisk avskjæringstid. I stedet for å forlate regelen så åpen, å ha et nøyaktig øyeblikk til å stenge av og nyte kvelden e-postfritt, gjør en stor forskjell i stressnivået. Og for flere måter å forstyrre og de-tech, lær de 20 Genius måtene å drepe tid på uten en smarttelefon.
12 Varsler om stillhet.
Uansett hvor mange ganger du angir å sjekke e-posten din gjennom dagen, bør du aldri ha på disse varslene. La oss være ekte: å se disse pingene dukke opp vil unektelig fremdeles stresse deg ut. Bare å slå dem av og holde skrivebordet og telefonen litt roligere gjør hele forskjellen i din velvære.
13 Hold innboksen ren og organisert.
Shutterstock
Akkurat som om du vil holde arbeidsområdet ditt rent, vil du også holde innboksen ryddig. I følge undersøkelser fra University of Michigan, er en måte å hjelpe deg med å håndtere e-poststress å dra nytte av noen av de interne arrangørene som er tilgjengelige for deg i innboksen. Lag mapper for å organisere e-postene dine etter kategori, merke og prioritere e-postene dine, og sett opp filtre for å organisere e-postmeldinger når de kommer inn i innboksen.
14 Ikke les e-post i helgen.
Hvis du kanskje ikke føler at du jobber i løpet av helgen hvis du bare holder øye med hvilke e-postmeldinger som kommer inn, men ved å gjøre det, lar du deg ikke virkelig stenge av og gjenføye energi i uken som kommer. Hvis fristelsen alltid er der, bare slett Gmail-appen din fra telefonen på fredag etter jobb og sett den tilbake på mandag. (Desperate times krever desperate tiltak.) Eller sett opp en tjeneste som setter innboksen på pause.
15 Pause innboksen din.
For å sette innboksen på pause, bruk et verktøy som Innbokspause, som fungerer for både Gmail og Outlook. I utgangspunktet hindrer det at nye e-postmeldinger kommer inn til du bestemmer deg for å la dem gjøre det igjen. Enten det er på dagtid når du prøver å glede deg til helgene, vil det helt sikkert gi deg litt ro i sjelen.
16 Dra nytte av e-postorganiserte tjenester.
Shutterstock
Hvis du bare ser i innboksen, får deg til å bli overveldet på grunn av de hundrevis av uåpnede e-postmeldinger du fremdeles ikke har gått gjennom, kan du bruke en tjeneste som Sane Box. Det hjelper deg med å rydde opp med innboksen din og organisere det som er der, legge viktige e-poster der du kan se dem, sende distraherende e-postmeldinger til en mappe du kan se senere, og legge nyhetsbrev og abonnement på ett sted. I utgangspunktet vil det bli din stress-bekjempelse BFF. Og for flere måter å komme deg fra under teknologispenningspistolen, lær de 20 måtene sosiale medier stresser oss ut.
17 Sorter innboksen din via app.
En av de enkleste måtene å organisere innboksen på er å gjøre det gjennom Sortd, som lar deg legge ut alt ved siden av hverandre. Med innboksen din til venstre og kategorilister til høyre, kan du dra e-postmeldinger til forskjellige seksjoner som kan tilpasses - for eksempel "å gjøre" og "fullføre" - slik at du kan få et mindre stressende bilde på innboksen.
18 Ikke sov på BCC.
Shutterstock
Har du noen gang blitt fanget i et nett med e-postmeldinger du absolutt ikke ville gjøre noe med? Noen ganger, hvis du tar en introduksjon mellom to mennesker, ender du på tråden deres for livet og fortsetter å få pinger om ting som ikke gjelder deg overhodet. Hvis du noen gang er en av menneskene frem og tilbake, kan du redde det tredje hjulet litt stress og flytte dem til BCC - den "blinde karbon-kopien" - etter introduksjonen. Og hvis du er den som er fanget opp i galskapen, kan du spørre om de andre menneskene i gruppen kan legge deg til BCC for å holde deg utenfor løkken.
19 Snakk med sjefen din.
Shutterstock
Hvis du ikke vet hvilke forventninger sjefen din har til å svare på e-post etter timer, stresser deg, kan du snakke med dem om hva de leter etter i responstider, sier forskere fra Michigan State University. Forhåpentligvis verdsetter de balansen mellom arbeidsliv og forventer ikke at du kommer tilbake til dem om ting sent på kvelden eller i helgene, slik at du kan slappe helt av når du er på vakt. Og hvis du vil forsikre deg om at konvoen går svømmedyktig, må du forberede deg ved å utbetale i 15 Signs Your Boss Is a Psychopath.
20 Ta en "e-postferie."
Noen ganger kan det være veldig vanskelig å få ting gjort bare å vite at e-posten din er der og venter på at du kan skanne gjennom. Hvis du trenger uavbrutt tid for å jobbe med et prosjekt, kan du fortelle teamet ditt at du skal ta en e-postferie - koble ut en halv dag for å fokusere og få arbeidet ditt - foreslår forskere fra University of Michigan.
21 Hold ting organisert etter frist.
22 Bruk 3-sekunders regel
Shutterstock
Nei, denne regelen har ingenting å gjøre med mat som har falt på gulvet. Ifølge John M. Grohol, Psy.D., kaster bort masse tid på å prøve å finne ut hva de skal gjøre med visse e-poster. I stedet bør prosessen ikke ta mer enn tre sekunder. For å holde stressnivået nede, bestemmer du raskt om du vil svare, slette, arkivere eller lagre en e-post for senere. Det kan virke som en forhastet beslutning, men det vil hjelpe deg å pløye gjennom innboksen mye raskere.
23 Bruk tidsplanfunksjonen.
Shutterstock
Noen ganger når noe ikke haster, har du ikke lyst til å gjøre frem og tilbake e-post om det med en gang. I stedet kan du kvitte deg med litt stress ved å skrive det opp og planlegge det å sende ut noen dager senere, anbefaler folk fra Harvard Business School. På den måten får du det av brystet, men du får fortsatt litt tid før du må takle det igjen.
24 Endre "uleste" e-postmeldinger til "lest" i bulk
Shutterstock
Når du har truffet et visst antall uleste e-postmeldinger, går det ikke tilbake: du kommer aldri til å komme deg gjennom dem alle, og i all ærlighet har du sannsynligvis allerede adressert de som var veldig viktige uansett. For å redusere stresset som følger av at "3.478 uleste e-postmeldinger" dukker opp hver dag, bytt dem til å lese i bulk. Hvert e-postsystem er forskjellig, men prosessen er generelt ganske enkel. (Du kan slette dem i bulk også, men det kan være enda mer stressende å vite at de bare er… borte.)
25 Oppretthold et arbeidspersonlig skille.
Shutterstock
Det er vanskelig å holde ting rett når du har jobb og personlige e-postmeldinger alt på ett sted. I følge produktivitetsekspert Paula Rizzo, er det derfor du bør prøve ditt absolutt hardeste for å holde dem adskilt. "På den måten vil du være i forskjellige tankesett når du ser gjennom hver av dem. Det gjør det mye enklere å administrere når du kjenner til hvilke typer e-poster du ser før du til og med åpner innboksen. Det gjør prioritering mye enklere også, " hun sier.
26 Føl deg fri til å ignorere visse e-poster.
Shutterstock
Det kan føles skummelt å ignorere e-post, men tro det eller ei, ikke alt trenger å bli svart på. Hvis du tar det fra forskere fra Harvard Business School, er det en enkel måte å bli kvitt litt stress: Hvis noe er så viktig, er det noe som vil komme opp igjen.
27 Ikke avgjør konflikter via e-post.
Det å hente det ut via e-post høres kanskje mye bedre ut enn å gjøre det ansikt til ansikt, men det ender aldri bra. I følge undersøkelser fra University of Michigan er det en dårlig idé å løse konflikter i innboksen, og vil bare føre til at du får mer stress til slutt. I stedet kan du enten møte personlig eller ringe dem for å få ting håndtert på en mer effektiv måte. Og for mer fantastisk kontorvisdom, lær de 60 beste produktivitetshakkene på 60 sekunder.
