Feriedager. Syke dager. Personlige dager. Helligdager. Til sjefens potensielle ubehag er dette uunngåeligheten av balanse mellom arbeid og liv: Du vil bruke litt tid borte fra skrivebordet ditt - og det vil være mer enn bare en lunsjpause. Og for de millioner av kontorarbeidere der ute, er en ting helt avgjørende for de dagene du ikke er lenket til tastaturet: Meldingen utenfor kontoret.
Nå er det å lage den perfekte meldingen uten kontorer like mye som en vitenskap. Det må være profesjonelt, men personifisert, kortfattet, men informativt, sløvt, men likevel høflig. "Nøkkelen er å tydeliggjøre de følgende fem tingene, " sier Jane Scudder, en sertifisert trener for livs-, leder- og karriere, og professor ved handelshøyskolen Loyola University Chicago. "Når du er ute; når du kommer tilbake; hvis du sjekker e-post eller ikke; hvis du er tilgjengelig via telefon eller ikke; og hvem du skal kontakte i ditt fravær." Etter det sier hun: "Resten er bare stil!"
Med det i bakhodet, er her det anbefalte formatet hennes som vil fungere i enhver situasjon:
Takk for eposten din. Jeg er OOO fra onsdag 15. november til fredag 17. november uten tilgang til e-post. Hvis dette haster, kan du kontakte kl. Ellers vil jeg svare på alle meldinger når jeg kommer tilbake .
Som du kan se, trenger du ikke si hvorfor du er ute; det er ingen virksomhet, men din, og avhengig av omstendighetene, sjefen din. Scudder er også sikker på å merke seg at det er valgfritt å angi telefonens eller e-posttilgjengeligheten, men at det er greit å "indikere at du sjekker av og til." Du vil kanskje også legge merke til at det er "alle meldinger" og ikke "din melding." Selv om det kan være fristende å tilpasse den utenforstående meldingen din, vil bruk av "alle meldinger" gi mottakeren en subtil påminnelse om at hei, du analyserer mye e-post - det kan ta litt tid å svare.
Endelig et notat om datoer. Det er en viss uenighet om hva datoperioden i meldingen betyr: Viser den andre datoen at du kommer tilbake den dagen, eller at det er den siste dagen du er ute? På dette er Scudder fast: Det indikerer den siste dagen du vil være ute.
Noen ekstra regler du må huske på: Hvis friminuttene strekker seg over en helg, og du vil være tilbake ved første maling mandag, er det ingen grunn til å oppgi den foregående søndagen i meldingen utenom kontoret. de fleste jobber ikke i helgene, så fredagen før er bra. Men hvis du kommer tilbake en dag senere i uken, må du huske å inkludere helgen i tidsområdet ditt, slik: Fra onsdag 15. november til tirsdag 21. november .
Nå som du har mestret å utarbeide en utenforstående melding, kan du lese opp hvorfor du bør vurdere å la den være på hele tiden - fra noen som overlater hans permanent.
Følg oss på Facebook for mer råd om å leve ditt beste liv !
Ari Notis Ari er seniorredaktør, spesialisert på nyheter og kultur.