Hver hardtarbeider kjenner den enorme ekstasen ved å logge seg på sin arbeids-e-post og slå på varslingssystemet "utenfor kontoret" før en stor tur. (Ærlig talt, er det noen bedre følelse?) Men når du reiser så mye som jeg gjør - som en selvstendig næringsdrivende forfatter, tilbringer jeg praktisk talt halve livet mitt på 30 000 fot og på fremmed jord - lærer du en skitten liten hemmelighet: du burde aldri, aldri, aldri, slå av alarmen. Alvor. Jeg gjør ikke. Utenom mitt varsel er aktivert uansett om jeg er i Kina eller jeg sitter ved skrivebordet mitt i leiligheten min i New York. Ja, den er aktivert akkurat nå, tusen takk.
Høres sprøtt ut? Det er ikke! Og for rekorden er jeg seriøs. Faktisk vil jeg satse på at det er det største produktivitetshacket noen kan gjøre som også vil gjenopprette fornuftet i det travle livet ditt.
Nå, jeg vet at mange av dere ikke vil ha magen for dette, spesielt hvis du har en dagjobb i et åpent arbeidsplan, men jeg vil oppfordre deg til å prøve det uansett - bare la teamkameratene vite hva du gjør det. (Men nei, ikke fortell det til kundene dine.) Hvis du holder e-posten din til å være utenfor kontoret til enhver tid, vil du være lykkeligere, du blir mindre stresset, og du får gjort flere ting enn du har forestilt deg. Så les videre, og skyter meg en e-post senere for å takke meg. Og for mer gode smartere leve råd, kan du lese hvordan Bill Murrays Secret Spotify-spilleliste vil øke produktiviteten din.
1 Du vil føle deg super høflig
Shutterstock
Full avsløring: Jeg er britisk. Og ja, vi er forhåndsprogrammert til å være høflige, så jeg anser det autosvar som det digitale ekvivalentet med å nikke hei når noen hilser på meg. Fortjener ikke vi alle slik høflighet?
2 Du vil ikke stresse om ikke-besvarte meldinger
Shutterstock
Husker du hvordan kroppen din noen ganger går over i hele minikamp-eller-fly når telefonen surrer i lommen? Er det sjefen? Er det min sinte klient? Jeg håper det bare er et flott nyhetsbrev!
Vi vil kysse følelsene farvel, for gjett hva? Du har allerede kommet tilbake til dem. Noen gang hørt om "e-postapné?" Det er en ekte ting. Å ha en robot - du umiddelbart treffer kollegaene og vennene dine tilbake vil lindre all din angst.
3 Du vet at de vet at du fikk e-posten deres
Fordi "Fikk du e-posten min?" e-post er totalt sløsing med internett båndbredde.
4 Du er øyeblikkelig mer produktiv
Shutterstock
En studie viste at hvite kragearbeidere som meg bruker oppover 25 prosent av dagen på å svare på e-post - og her er fangsten: det var tilbake i 2004! Frigjort fra e-postpress kan jeg fokusere på det som betyr noe: arbeid. Oversettelse: Jeg er minst 25 prosent mer produktiv enn du er.
5 Du kan unngå motbydelige forespørsler
Shutterstock
Vi har alle blitt bedt om å takle prosjekter vi ikke vil, eller stilte spørsmål vi ikke er helt sikre på hvordan vi skal svare. Den auto-responderen er verdens største mekanisme for sidestopping eller stalling som gir en flau-bevis løsning. Ignorer en e-post lenge nok etter at du har bekreftet at den ble mottatt, og at den vanskelige forespørselen kanskje aldri vil bli gjentatt. For mer positive råd, her er 70 geniustriks for å bli øyeblikkelig glade.
6 Det får deg til å føle at du er på ferie - selv om du ikke er det
Jeg oppdaterer mitt autosvar hver uke med relevant informasjon - for eksempel en endring i tidssoner - og det siste klikket når det går i live? Følelsen er som en miniferie i seg selv. Åh, og snakker om ekte ferier: hvis du reiser snart, kjenn deg til disse geniale reisehakkene på ekspertnivå.
7 Du er langt mindre distrahert
Shutterstock
Jeg er ikke lett distrahert, men alle kan lide av konsentrasjonshikke. Studier viser faktisk at det tar mellom 64 sekunder og 67 sekunder å komme tilbake til sitt opprinnelige tankegang etter pitstopping i innboksen. Å ringe den - slik at du ikke føler behov for å sjekke telefonen din konstant - kan spare deg for opptil en time om dagen.
8 mennesker vil like deg
Shutterstock
Du tenker kanskje at kollegaene og vennene dine vil bli fornærmet av ditt kontor. Det er helt motsatt: Jeg har funnet ut at mange faktisk setter pris på autosvaret, ettersom det er et tegn på god kommunikasjon. Mange første gang mottakere sendte meg e-post tilbake, misunnelig, med en form for: "Jeg skulle ønske jeg hadde tenkt på det!"
9 Du blir stresset mindre
Shuttesrtock
Vi er alle litt late. Og i disse dager er det så enkelt å delegere visse oppgaver til kolleger. Newsflash: Ofte er den kollegaen jeg. Å ha det alltid aktive auto-svaret presser seg tilbake mot dette instinktet: i stedet for å vente på svaret mitt, løser disse menneskene ofte uansett hva de trenger.
10 Du vet hva som haster
I stedet for å markere en melding med passiv og aggressivt utropstegn, tvinger disse tilbakesprengningene kolleger og venner til å bevise hvor presserende budskapet deres er. Vil de faktisk ringe meg? Brenner kontoret virkelig?
Ja, det utenlandske kontoret gir bort alle viktige oppgaver fra kinda-maybes.
11 mennesker sender deg e-post… Mindre!
Shutterstock
Når folk vet at du ikke er en e-postslave som reagerer på hver melding på lang sikt, vil du finne at innboksens flom bremser. Stol på meg: dette er et faktum.
12 Det får deg til å føle deg superprofesjonell
Shutterstock
Jeg er selvstendig næringsdrivende, og har ikke en assistent. Så jeg behandler den OOO som den virtuelle digitale versjonen av en gammel skole-PA, tar en melding etter enhver henvendelse og lover å gi den videre. Det får meg til å føle meg mer profesjonell, selv når jeg sitter i pyjamas klokka 15.00.
13 Det hjelper deg med spam-e-poster
Shutterstock
Som alle mottar jeg masse spam-e-post - som journalist, ofte i form av pressemeldinger. Mitt alltid aktive autosvar kan hjelpe også her: ikke vær redd for å legge til en endelig setning på linjen "Hvis dette er et nyhetsbrev eller automatisert spamtjeneste, kan du melde meg ut." Bots vil søke etter det ordet og handle deretter, og mennesker vil også gjøre det. Det er som en hjemmelaget versjon av Unroll.
14 Den lar deg kontrollere på nytt
Ja, den uoversiktlige innboksen er som en irriterende slektning, bare karper etter oppmerksomhet. Ifølge en studie tror vi at vi sjekker e-post bare en gang i timen, men sannheten er at den er mer som hvert femte minutt. Et automatisk svar setter meg tilbake i polposisjon, slik at jeg kan tildele bestemte tider til å svare på alle meldinger som virker viktige - eller ikke svare i det hele tatt.
15 Du slutter å svare på hver e-post du mottar
Shutterstock
Med mindre du jobber i kundeservice, er det ikke en del av jobben din å svare på e-post. Auto-responders gir en innebygd avkjølingsperiode for innboksen din: inhalerer dypt i pusterommet det gir deg, og du vil være mindre engstelig for å bare ignorere en melding eller to.
16 Du kan bruke den til din fordel
Hvis du er gjennomtenkt, kan det være et godt markedsføringsverktøy: ta med en hotlink (som dette) til det nylige prosjektet du har fullført på bounceback, og du har tjent deg gratis, automatisert PR.
17 Fordi hva er det verste som kan skje?
Shutterstock
I en æra som er bedevilert av trolling, har vi blitt ujevn om rettferdig, ikke-noe-tull assertivitet. En enkel merknad som sier: "Ha med meg når innboksen min er overbelastet, så kommer jeg tilbake til deg så snart jeg kan, " er forfriskende direkte.
18 Du lærer å la e-postene dine fungere for deg
Shutterstock
Jeg har funnet ut at jeg legger til en setning som sier: "Hvis dette er en forespørsel om hjelp eller en artikkel, er jeg utrolig takknemlig for e-posten din. Det er ikke nødvendig å følge opp, da jeg definitivt vil komme tilbake til deg hvis jeg vil chat mer. " Det hermetiske svaret vil antagelig redusere antall e-postmeldinger du til og med trenger å svare med 20%.
19 Du vil være unik
Ut fra reaksjonene jeg får er det ikke så mange som gjør dette.
20 Du får et flott ego boost
Shutterstock
Dette auto-svaret er stilltiende telegrafert til korrespondentene dine: "Jeg er bare litt viktigere enn du er."
Så gjør det - og eier det.
